Excel常用函数扫盲实用说明

     


    1. 逻辑判断


    逻辑判断所用的函数不多,IF、AND、OR三个就足以应付日常工作了。


    IF函数可以用来转换值,如将1和0转换为OK和NG:

    =IF(A1=1,”OK”,”NG”)

    与AND和OR组合使用可以判断多个条件,如判断是否是周末:

    =IF(OR(WEEKDAY(A1)=0, WEEKDAY(A1)=6),”周末”,”工作日”)

    2. 统计数量的COUNT、COUNTA、COUNTIF


    COUNT和COUNTA统计对象不同,COUNTA统计所有非空单元格的数量(包括出错的单元格), COUNT仅统计看起来像数字的单元格。


    COUNTIF则可以添加搜索条件,这个特性可以用来做统计。如

    =COUNTIF(F:F,”OK”)   统计F列中OK的个数
    =COUNTIF(F:F,”NG”) 统计F列中NG的个数

    3. 求和的SUM


    这个函数简单得不能再简单了:

    =SUM(A10:A254)     对A10~A254的范围求和

    没了。别看Excel函数成百上千,常用的就这几个。充其量再加上其他几个信息函数,如求日期的DATE、YEAR、MONTH、DAY、NOW、WEEKDAY,数值计算的FLOOR、INT、MOD、ROUND,字符串操作的CHAR、LEFT、RIGHT、MID(具体使用方法参见帮助),几乎可以应付全部的日常应用。


    下面举几个例子来说明这些函数的应用。


    1. 测试用例。一般测试用例的表格会是这样:












































    A B C D E F
    1 编号 类别 测试内容 确认内容 结果 测试时间
    2 1 界面 单击新建按钮 建立新文档 OK 8/27
    3 2 界面 单击保存按钮 保存文档 OK 8/27
    3 2 界面 单击另存为钮 打开保存对话框 NG 8/27

    那么统计OK和NG的个数就分别用

    =COUNTIF(E:E,”OK”)   统计OK个数
    =COUNTIF(E:E,”NG”) 统计NG个数

    如果测试用例分成好几个工作表,那么可以在最前面加一个统计用的工作表,并用SUM求出所有用例的状况。


    2. 日历。这个日历是用在项目进度管理上的,格式类似于下面这种横向的日历。








































    8月
    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

    可按以下格式输入:

















































    A B C D E F G
    1 8/1 =A1+1 =B1+1
    2 =MONTH(A1) =IF(MONTH(B1)=MONTH(A1), “”,MONTH(B1)
    3 =DAY(A1) =DAY(B1)
    4 =MID(“日一二三四五六”,WEEKDAY(A1),1)

    然后隐藏掉第一行即可。



    2008-2-14更新 回答读者妮妮的问题,讲解一下VLOOKUP函数的用法。


    VLOOKUP用于查找信息,更确切地说,它用来“翻译”信息。比如员工名单上有员工号和姓名的对应关系,那么给出一个员工号的列表,就可以通过VLOOKUP将其“翻译”成姓名列表。先来看个例子:


























































    A B C D
    1 排行 姓名 排行 姓名
    2 1 柯镇恶 3 =VLOOKUP(C2,$A$2:$B$8,2)
    3 2 朱聪 3 =VLOOKUP(C3,$A$2:$B$8,2)
    4 3 韩宝驹 4 =VLOOKUP(C4,$A$2:$B$8,2)
    5 4 南希仁 7 =VLOOKUP(C5,$A$2:$B$8,2)
    6 5 张阿生
    7 6 全金发
    8 7 韩小莹

    这个表的$A$2:$B$8区域为参考数据(原始对应关系),C列为需要翻译的原始数据,D列为翻译结果。具体的结果大家可以实际放到Excel里面执行一下。


    VLOOKUP有三个参数,分别如下:

    VLOOKUP(原始数据, 参考数据, 搜索结果在参考数据中的列位置)

    Excel会在参考数据的第一列中搜索原始数据(上例中,在$A$2:$B$8的第一列即$A$2:$A$8中搜索原始数据C2),找到后,返回第三个参数——列位置所对应的数据(上例中,在$A$2:$A$8中找到与C2相等的3之后,返回3所对应的第2列——韩宝驹,这个“第2列”即为第三个参数)。


    那么找不到时怎么办?其实VLOOKUP还有第四个参数,值为TRUE或FALSE,默认为TRUE。取值TRUE时,VLOOKUP会返回不大于原始数据的最小值所对应的结果,例如=VLOOKUP(2.5,$A$2:$B$8,2,TRUE)会返回“朱聪” (朱聪的“2”为不大于2.5的最大值)。取值为FALSE时,VLOOKUP会返回#N/A。


    通常在处理字符串时,大多情况下希望在找不到时返回错误或空串。这时可以为VLOOKUP加上第四个参数FALSE,再用ISNA函数将#N/A转换为空串。如:

    [D2]=VLOOKUP(C2,$A$2:$B$8,2,FALSE)
    [D3]=IF(ISNA(D2),””,D2)